Cara Membuat Mail Merge Beserta Contoh Surat

Nama   : ALFREDO BRENDIS YULIMAN

NIM     : 11180045

PRODI: AKUNTANSI (1PAK1)

MATA KULIAH : PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI

DOSEN: RINI NURAINI, S.T., M.Kom

CARA MEMBUAT MAIL MERGE

Definisi Mail Merge

Mail Merge adalah kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat.Secara Teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut di kirimkan .

Manfaat Mail Merge

Manfaat dari MailMerge adalah saat kita membuat banyak surat yang memiliki format dan isi yang sama, namun ingin ditujukan dengan penerima, alamat dan kepentingan yang berbeda, kita dapat membuat dengan cepat dan mudah. Hanya cukup mengganti alamat, jabatan atau data lainnya di tabel recipient. 

Prosedur Cara Membuat Mail Merge

Membuat Mail Merge umumnya ditujukan untuk membuat surat dan keperluan lain, contohnya surat undangan, surat rapat kerja, dll, namun dibuat dengan tujuan mempermudah pekerjaan, karena dengan satu format isi surat, dapat ditujukan kepada penerima, alamat dan kepentingan yang berbeda. Berikut contoh prosedur pembuatan surat undangan 17-an dengan menggunakan mail merge :

1. Langkah Pertama

    Pertama-tama kita buka Microsoft Word. Pastikan sudah ada kerangka serta format isi surat  yang dibuat, seperti di gambar, format surat undangan 17-an.

2. Selanjutnya pada menu tab microsoft word, pilih menu "Mailings"

3. Selanjutnya, pilih menu Start Mail Merge, dan pilih letters.

4. Setelah itu, pilih menu select recepients (penerima), lalu pilih icon"Type a New List", guna memilih nama orang, alamat, dan hal lain yang diinginkan.

5. Setelah memilih menu "Type a New List", kita memasuki kolom information recipient. Di menu ini kita dapat meng-edit informasi-informasi, seperti nama, alamat, sapaan, dll, dengan mengklik "costumice column". seperti digambar, list column terdapat sapaan, nama, alamat dan kota, dengan data penerima yang berbeda (Bapak dan Ibu). Lalu klik "Ok"

6. Setelah selesai klik "OK", pilih menu Insert Merge Field. Disana sudah tertera kostumisasi yang sebelumnya sudah dilakukan (nama,sapaan,dll). Setelah itu, kita dapat mengaplikasikannya pada format surat yang telah dibuat. 

7. Selanjutnya, recipient information yang telah dikostumisasi tadi, kita aplikasikan kedalam format surat yang telah dibuat, dengan susunan sistematika sesuai keinginan. Setelah itu, klik "Previev result" untuk melihat hasil dari mail merge yang dibuat.

8. Inilah hasil setelah mengklik tombol "Preview Result", yang semula masih berbentuk opsi sapaan, nama, dan alamat, berubah menjadi data penerima yang kita tujukan, dengan format isi surat yang sama. Terlihat ada 2 penerima yang dituju dalam 2 gambar dibawah, yakni Bapak Udin dan Ibu Leni. Meskipun ada 2 penerima berbeda, namun format dan maksud isi surat tetap sama. Disinilah fungsi mail merge terlihat sebenarnya.

9. Surat sudah selesai dibuat dengan memanfaatkan menu Mail Merge, sehingga sudah dapat digunakan sesuai keinginan. Intinya, kita tidak perlu bekerja berkali-kali, hanya untuk mengganti data seseorang yang ingin kita tuju. Cukup dengan memanfaatkan Mail Merge, semua menjadi mudah dan simple. Berikut adalah contoh surat yang telah selesai dibuat menggunakan mail merge:

Yth,

Ibu Leni

Jl. Melati

Jakarta Pusat

Dengan Hormat,

Dalam menyambut Hari Ulang Tahun Republik Indonesia (HUT RI), yang ke-73, kami selaku pengurus lingkungan RT setempat, mengundang kehadiran Bapak/Ibu untuk menghadiri perayaan HUT RI ke-73, yang akan diselenggarakan pada:

Tanggal           : 17 Agustus 2018

Waktu             :  09.00- selesai

Tempat            : GSG Pusat Ancol

Berbagai kegiatan akan diselenggarakan, seperti upacara, perlombaan, dan makan bersama. Sekian Undangan ini disampaikan, Mohon maaf apabila ada kesalahan kata, Terimakasih.

Ketua RT,

Jajang Surahmat

10. Sekian dari contoh prosedur penggunaan mail merge. apabila ada kesalahan kata dan teknis, saya mohon maaf. Terimakasih, Selamat Mencoba!